Come fare copia conforme all originale

Certifico che la presente è una copia fedele del timbro del documento originale

Il Deed Poll Office non fornisce un servizio di copia conforme.    Tuttavia, se avete il vostro documento originale, potete facilmente farne una copia autenticata portando una fotocopia presso un qualsiasi avvocato o magistrato e chiedendogli di certificarla per voi.

Non è possibile fare copie autenticate di alcuni tipi di documenti, come i certificati di nascita/matrimonio/morte.    Se lo fate, in genere non saranno accettate, perché ci si aspetta che le copie certificate ufficiali vengano rilasciate dall’ufficio anagrafe (o da un altro ente) in cui sono state originariamente rilasciate.    (Questo non vale però per i rogiti o le dichiarazioni legali).

In realtà non esiste una legge che regoli chi può vidimare una copia autenticata: in ultima analisi, la decisione di accettarla spetta all’ente a cui la si presenta, e quindi è una questione di convenzione.    Gli organismi possono anche avere regole diverse, a seconda del tipo di documento che è stato copiato.

In Inghilterra e Galles, gli avvocati e i notai (in qualità di “Commissioners for Oaths”) spesso chiedono 5 sterline, che è la tariffa prevista dalla legge per prestare giuramento o dichiarazione legale.    Tuttavia, i Commissioners for Oaths non sono tenuti ad applicare questa tariffa, poiché certificare una copia non è la stessa cosa che prestare giuramento.    Si consiglia pertanto di chiedere in anticipo quale sarà la tariffa.

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Come posso fare una copia fedele?

Se avete bisogno di una copia autenticata di uno dei due tipi di documento, dovete portare al notaio il documento originale e la copia. Il notaio confronterà attentamente l’originale e la copia. Una volta accertato che la copia è conforme, la verifica e la certifica datando, timbrando e firmando il documento come copia conforme.

Che cos’è una copia conforme all’originale?

Una copia conforme è semplicemente una copia fatta da un documento originale, senza la certificazione allegata.

Chi può certificare una copia autentica di un documento originale?

La copia conforme è una copia speciale di un documento originale, realizzata da una persona come un notaio, un avvocato o un commissario.    Questa copia del documento è realizzata a partire da un documento originale ed è accompagnata da un certificato che attesta che la persona che ha realizzato la copia ha confrontato la copia con l’originale, che ha visto.

Lo scopo di una copia certificata conforme è che la persona a cui è stata consegnata la copia certificata conforme può fare affidamento sul documento fornito come accurato e autentico.    Il certificato indica all’utente che la copia che sta guardando non è stata ritoccata, manomessa o altrimenti imprecisa o completa.

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Come certificare la copia conforme del certificato di nascita

Anche alcuni documenti societari, come l’atto costitutivo (certificato di costituzione) e il good standing (certificato di stato), devono essere ottenuti direttamente dallo Stato e non possono essere autenticati come copie conformi.

In generale, una semplice dicitura “copia conforme” con timbro e firma del notaio NON è sufficiente ai fini dell’autenticazione del documento in un consolato cinese. È necessario seguire rigorosamente la formulazione e la procedura definita dal Segretario di Stato di ogni Stato, che può variare leggermente da Stato a Stato. Informazioni dettagliate possono essere reperite presso il manuale del notaio o l’Ufficio del Segretario di Stato di ogni Stato.

Da novembre 2017, se fate una copia autentica del passaporto, della carta verde o di documenti simili, e il riconoscimento notarile è su una pagina separata, il consolato richiede che la dicitura “copia autentica” sia timbrata o scritta sulla copia del documento, e che sia voi che il notaio firmiate sulla copia. Se la conferma del notaio è sulla copia stessa del documento, non è necessario alcun trattamento speciale.

Copia conforme all’originale

Una copia autenticata è una copia di un documento firmata da una persona autorizzata che ha visto il documento originale e può garantire che la copia è stata fatta in modo accurato e onesto. Le fotocopie di documenti inviate via e-mail non possono essere certificate come copie conformi, poiché il certificatore non le ha confrontate con il documento originale.

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Inoltre, ogni documento deve essere timbrato, firmato e datato singolarmente dal verificatore.  Non è sufficiente compilare un unico testo di certificazione per più tipi di documenti (ad esempio, carta d’identità e patente).

Se la foto non è di qualità sufficiente (sufficientemente nitida e non sfocata), non potremo accettarla e richiederemo quindi una copia migliore o certificata, ritardando così la domanda.