Modello per la lettera di sollecito pagamento generico

Esempio di lettera di sollecito di pagamento

Non importa quale sia il tipo di attività che gestite. È garantito che avrete dei clienti che vi devono ancora dei soldi, anche dopo che vi siete assicurati di dire loro quando il pagamento è dovuto.La realtà è che il 60% delle persone è in ansia per le bollette.  Certo, questa statistica si riferisce a una prospettiva personale. Tuttavia, è lecito affermare che la stessa sensazione si trasmette anche al mondo degli affari. L’inevitabile ritardo nei pagamenti è qualcosa a cui dovete prepararvi in quanto titolari di un’azienda. La cosa più importante, tuttavia, non è ciò che fate per prevenire gli arretrati, ma il modo in cui li gestite dopo che sono stati raggiunti.

Dovreste disporre di un processo che si attivi automaticamente non appena uno dei vostri conti diventa insoluto. Ogni sforzo che fate prima di rinunciare a riscuotere i vostri conti in ritardo e di affidarvi a un’agenzia di recupero crediti ha un impatto massiccio sulle vostre entrate. Spesso il processo a cui mi riferisco consiste nel reinviare la fattura con un messaggio di sollecito personalizzato e includere una lettera di sollecito per posta. Ma cosa succede se questo non è ancora efficace?

Lettera di sollecito di pagamento

Tutti i proprietari di piccole imprese, i manager o i titolari di ditte individuali si sono trovati di fronte alla sfida di dover rintracciare i pagamenti delle fatture. Una gestione efficiente delle fatture in sospeso consente di risparmiare tempo e di assicurarsi che nulla sfugga.

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Preparate un oggetto chiaro con il numero della fattura e la data di scadenza, in modo che il destinatario non la trascuri nella sua casella di posta. Includendo la data di scadenza nella prima e-mail, inoltre, si ricorda al destinatario quanto tempo ha a disposizione prima di incorrere in eventuali spese di mora. Se state inviando un’e-mail di promemoria per la fattura scaduta, impostate un tono fermo ma professionale includendo nell’oggetto il ritardo della fattura.

Il cliente potrebbe aver semplicemente smarrito o cancellato per sbaglio la prima fattura dalla sua casella di posta. Per facilitare le cose, allegate nuovamente la fattura a ogni e-mail di sollecito di pagamento inviata. Questo servirà anche a ricordare i servizi completati e l’importo dovuto.

È importante mostrare empatia nel primo messaggio di sollecito di pagamento inviato. Ricordate che il cliente potrebbe aver semplicemente dimenticato di pagare o che aveva tutte le intenzioni di farlo, ma è stato impegnato nella sua vita. Evitate affermazioni che potrebbero sembrare fredde o insistenti, come “Devi pagare entro la data XX”. Dite invece “Il pagamento deve essere effettuato entro la data XX”.

Promemoria per il pagamento finale

Avete finalmente preso quel grande progetto e lo avete portato a termine diligentemente nei tempi previsti. Ma il cliente non ha mostrato la stessa diligenza e ha ritardato il pagamento. Ora vi state preoccupando di come richiedere le vostre spettanze senza correre il rischio di rovinare i rapporti commerciali con il cliente. Non preoccupatevi.

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Le piccole imprese devono assicurarsi che entrambe le parti siano d’accordo sui termini di pagamento prima di firmare qualsiasi contratto. Dovreste informare ogni nuovo cliente sulle modalità di pagamento che preferite, sul tempo massimo di elaborazione del pagamento dopo il completamento del progetto e così via.

Un modo professionale per evitare che i clienti recedano dai pagamenti è quello di richiedere un anticipo prima di iniziare il progetto. Questo importo può essere compreso tra il 30 e il 50% dell’onorario totale. E potete incassare l’importo rimanente prima di consegnare il progetto completato.

Avete inviato la fattura in tempo, ma il cliente dice di non averla ricevuta. Una spiegazione plausibile può essere che la mail contenente la fattura sia rimasta sepolta nel mare di centinaia di altre mail che il cliente ha ricevuto. Durante la creazione di un esempio di e-mail di sollecito di pagamento in ritardo, allegate sempre una copia della fattura per il riferimento del cliente.

Esempio di prima lettera di sollecito

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Le e-mail sono uno dei modi più diffusi per contattare i clienti in caso di fatture non pagate o pagate in ritardo. A differenza delle comunicazioni verbali o di persona, la comunicazione scritta può essere troppo spesso interpretata o fraintesa. Ciò che può sembrare concreto e diretto, per alcuni può sembrare brusco o scortese. Può essere davvero difficile fare le cose per bene.

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Inoltre, i pagamenti in ritardo possono causare problemi alle aziende e incidere profondamente sul flusso di cassa.    Se la liquidità in entrata è imprevedibile, è molto più difficile gestire quella in uscita. È essenziale trovare il modo di incoraggiare i clienti a pagare in tempo. A tal fine, è possibile comunicare regolarmente con loro attraverso una serie organizzata di e-mail di sollecito di pagamento educate, ma persistenti.